Repozytorium dokumentów

Rejestr dokumentów przechowuje wszystkie dokumenty systemu zarządzania bezpieczeństwem - polityki, procedury, instrukcje i zapisy. To jedno miejsce dla wszystkich obowiązujących regulacji wewnętrznych, z pełnym wersjonowaniem i kontrolą statusu.

Rodzaje dokumentów

Typ	Opis	Przykłady
Polityka	Zasady i wymagania bezpieczeństwa obowiązujące w organizacji	Polityka bezpieczeństwa informacji, Polityka haseł
Procedura	Kroki do wykonania w określonych sytuacjach	Procedura reagowania na incydenty, Procedura nadawania dostępów
Instrukcja	Szczegółowy opis obsługi lub postępowania krok po kroku	Instrukcja tworzenia kopii zapasowych, Instrukcja obsługi firewalla
Zapis	Protokoły, raporty, wyniki z konkretnych działań	Protokół z przeglądu, Raport z audytu
Kontrakt	Umowy z dostawcami, NDA, umowy powierzenia danych	Umowa NDA z dostawcą IT, Umowa powierzenia danych osobowych

Dodawanie dokumentu

Kliknij Nowy dokument. Formularz podzielony jest na dwie sekcje:

Sekcja 1 - Informacje o dokumencie

Pole	Typ	Wymagane	Opis
Nazwa	tekst	✓	Tytuł dokumentu widoczny na listach; powinien być zrozumiały bez otwierania pliku
Typ dokumentu	lista słownikowa	✓	Polityka / Procedura / Instrukcja / Zapis / Kontrakt
Status	lista	✓	Robocza / W przeglądzie / Zatwierdzona / Archiwalna
Kategoria	lista słownikowa	-	Folder nadrzędny w strukturze repozytorium (np. dział, obszar tematyczny)
Kategoria szczegółowa	lista słownikowa	-	Opcjonalny podfolder dla dokładniejszego uporządkowania
Wersja dokumentu	tekst	-	Numer wersji treści, np. 1.0, 2.1
Właściciel	tekst	-	Osoba odpowiedzialna za utrzymanie i aktualizację dokumentu
Dział	tekst	-	Komórka organizacyjna, której dotyczy dokument
Data następnego przeglądu	data	-	Kiedy dokument powinien być ponownie zweryfikowany
Data wejścia w życie	data	-	Od kiedy dokument jest obowiązujący
Data wygaśnięcia	data	-	Jeśli dokument ma ograniczony czas ważności

Sekcja 2 - Treść i załączniki

Pole	Typ	Opis
Opis	tekst (długie)	Krótkie streszczenie zakresu, celu lub odbiorców dokumentu
Treść dokumentu	edytor tekstu	Wbudowany edytor bogaty w formatowanie - alternatywa dla załączonego pliku
Załączniki	pliki	Jeden lub wiele plików (PDF, Word, Excel, inne)
Uwagi	tekst	Dodatkowe informacje, np. linki wewnętrzne, ograniczenia dostępu

Wskazówka

Możesz albo napisać treść w edytorze, albo dołączyć gotowy plik - lub zrobić oba. Jeśli nie wpiszesz nazwy, a dołączysz plik, system może automatycznie użyć nazwy pliku jako tytułu dokumentu.

Kliknij Zapisz jako roboczą lub Zatwierdź (gdy dokument jest gotowy do wejścia w życie).

Edytor Tiptap - jak formatować

Wbudowany edytor obsługuje bogate formatowanie:

Funkcja	Jak użyć	Przykład użycia
Nagłówki (H1, H2, H3, H4)	Wyróżnij tekst i wybierz poziom nagłówka	H1 - tytuł dokumentu, H2 - sekcje główne
Listy numerowane	Kliknij ikonę listy numerowanej	Kroki postępowania w procedurze
Listy punktowane	Kliknij ikonę listy punktowanej	Lista wymagań w polityce
Tabele	Użyj przycisku dodawania tabeli	Macierze, zestawienia
Pogrubienie, kursywa, podkreślenie, przekreślenie	Standardowe skróty klawiszowe lub przyciski	Wyróżnianie ważnych słów
Bloki kodu	Użyj przycisku bloku kodu	Przykłady poleceń technicznych
Cytaty	Użyj przycisku cytatu	Cytowanie przepisów prawa
Linki	Zaznacz tekst i wklej link	Odniesienia do innych dokumentów
Markdown-like skróty	## nagłówek, pogrubienie, kursywa	Szybkie pisanie dla zaawansowanych użytkowników

Edytor dostosowuje się do motywu jasnego i ciemnego. Jeśli piszesz długi dokument, użyj nagłówków - system automatycznie wygeneruje spis treści po prawej stronie edytora.

Wskazówka

Formatowanie w edytorze jest bogatym tekstem (rich text). Przy eksporcie rekordu z podglądu do PDF system stara się odwzorować układ; dodatkowe pliki Word/Excel najlepiej dołączyć jako załączniki do wpisu.

Cykl życia dokumentu

Dokument przechodzi przez następujące statusy:

Robocza → W przeglądzie → Zatwierdzona → Archiwalna

Status	Co oznacza	Kto może zmienić
Robocza	Dokument w trakcie tworzenia lub edycji; nie jest jeszcze obowiązujący	Właściciel dokumentu, admin
W przeglądzie	Dokument oczekuje na zatwierdzenie przez właściciela lub przełożonego	Właściciel dokumentu
Zatwierdzona	Dokument obowiązujący - tylko te są traktowane jako aktualne regulacje	Właściciel dokumentu, przełożony, admin
Archiwalna	Poprzednia wersja zachowana historycznie; nie jest już obowiązująca	Admin

Uwaga

Tylko dokumenty ze statusem Zatwierdzona są wyświetlane jako obowiązujące podczas audytów i przeglądów. Pamiętaj o zmianie statusu po zatwierdzeniu dokumentu przez właściwe osoby.

Wersjonowanie

Każda zmiana zatwierdzonego dokumentu tworzy automatycznie nową wersję.

1. Otwórz szczegóły dokumentu.
2. Przejdź do zakładki Historia.
3. Zobaczysz listę wszystkich wersji z:
   • Datą i autorem zmiany
   • Numerem wersji
   • Krótkim opisem zmian (jeśli podano)
4. Kliknij wersję, aby zobaczyć jej treść.
5. Jeśli potrzebujesz przywrócić starą wersję, skontaktuj się z administratorem.

INFO

Historia wersji dokumentu to kluczowy dowód dla audytu NIS2 - pokazuje Ciągłe doskonalenie i kontrolę nad regulacjami wewnętrznymi.

Udostępnianie dokumentu na zewnątrz

Możesz udostępnić dokument zewnętrznej osobie (np. audytorowi) bez konieczności tworzenia jej konta:

1. Otwórz szczegóły dokumentu.
2. Kliknij Udostępnij.
3. Ustaw czas ważności linku (np. 7 dni, 30 dni).
4. Opcjonalnie wybierz poziom dostępu (tylko odczyt, odczyt + komentarze).
5. Skopiuj wygenerowany link i wyślij go odbiorcy.

Uwaga

Link udostępniania daje dostęp do treści dokumentu bez logowania. Używaj tej opcji tylko dla dokumentów, które możesz bezpiecznie udostępnić na zewnątrz - nie dla dokumentów zawierających poufne informacje wewnętrzne.

Powiązania z incydentami, procesami, ryzykami

Dokumenty mogą być powiązane z innymi elementami systemu:

1. Otwórz szczegóły dokumentu.
2. Przejdź do odpowiedniej zakładki (np. Procesy, Ryzyka, Incydenty).
3. Kliknij Dodaj i wybierz element z listy.

Rodzaj powiązania	Znaczenie
Proces	Dokument reguluje lub dotyczy danego procesu biznesowego
Ryzyko	Dokument (np. procedura) służy zarządzaniu danym ryzykiem
Incydent	Dokument jest protokołem lub raportem z danego incydentu
Zasób	Dokument dotyczy konfiguracji lub obsługi zasobu
Dostawca	Umowa, NDA lub załącznik dostawcy

Powiązania są obustronne - otwierając szczegóły procesu, ryzyka czy incydentu również zobaczysz powiązane dokumenty.

Filtry

Dostępne filtry w górnej belce:

• Typ dokumentu
• Status
• Właściciel
• Data następnego przeglądu (przeterminowane / aktualne / brak przeglądu)
• Kategoria

Eksport

• Z listy dokumentów: przycisk eksportu zestawienia → Excel (.xlsx) lub CSV (jak w innych rejestrach), z ewentualnym wyborem kolumn.
• Z podglądu pojedynczego dokumentu: Eksport → PDF (treść pola i metryka) lub ZIP z PDF i załącznikami, jeśli są powiązane z rekordem.

Co dalej?

• Audyty - udostępnianie dokumentów na potrzeby audytu
• Procesy biznesowe - powiązanie dokumentów z procesami
• Import danych - masowe wczytywanie metadanych dokumentów